Antes de introducirnos en “e-Discovery”, debemos conocer el concepto de “Discovery”, siendo éste término utilizado en los Estados Unidos de Norteamérica para referirse a la instancia en una litigación previa a un juicio, en la cual las partes intercambian información que pueda resultar relevante para reclamos o defensas que han sido interpuestas, es decir, recopilan para su propia estrategia los elementos probatorios e intentan hacerse de toda información que pueda utilizar la contraparte. Dicha etapa previa, tiende a evitar que en el juicio, las partes se vean sorprendidas y consecuentemente afectadas por falta de conocimiento de pruebas propias y de su adversario, así como también evitar la producción de pruebas improcedentes o superfluas y sobre hechos que luego resultasen inconducentes o irrelevantes.

Históricamente, la etapa de discovery había sido limitada a la mera presentación de medios de prueba en documentos en papel, sin embargo, en la actualidad involucra el intercambio de información mantenida en forma electrónica, habiéndose realizado enmiendas en la “Federal Rules of Civil Procedure” (FRCP) a tal fin, vigente a partir del 1-Dic-2006. La FRCP es de aplicación para cualquier organización que potencialmente pueda estar involucrada en litigaciones en US Federal Court System (Corte Federal de los Estados Unidos de Norteamérica).

Por lo expuesto anteriormente, podemos definir a “e-Discovery” (electronic discovery) como la etapa de descubrimiento electrónico en la que se busca, localiza y asegura información electrónica con el propósito de ser usada como evidencia, ya sea que se trate de un caso legal que tramite en el ámbito Civil o Penal, o bien de temas relacionados con el cumplimiento de regulaciones y normas.

En que formato debe ser proporcionada la información?

Debe ser producida en la forma en la cual la información electrónica es mantenida originalmente, o en una forma en que sea razonablemente utilizable.

En el proceso de “descubrimiento electrónico”, todos los tipos de datos pueden servir como evidencia. Esto puede incluir texto, imágenes, archivos calendarios, bases de datos, planillas de cálculo, archivos de audio, sitios Web, programas de computación, e-mails, entre otros.
El correo electrónico (e-mail) puede ser una fuente valiosa de evidencia en casos legales civiles o criminales, dado que actualmente se encuentra reemplazando no solo comunicaciones tradicionalmente realizadas en papel, como notas escritas, memos, o cartas postales, sino también intercambios informales que en el pasado no se encontraban documentados en su totalidad, tales como llamados telefónicos o incluso conversaciones casuales.

En qué consisten las soluciones e-Discovery?

Una solución e-Discovery permite a los clientes pasar de métodos ineficientes, costosos y reactivos de respuesta ante situaciones de litigio , a un modelo proactivo que ofrece menores costos, reduce los riesgos y aumenta la capacidad de respuesta a los eventos de litigios actuales y futuros.
En lugar de administrar las solicitudes de e-Discovery en la forma tradicional o manual, las organizaciones pueden optar por aplicaciones de software que funcionan en conjunto para proteger y resguardar la información, así como para dar cumplimiento a los estándares establecidos por el “Electronic Discovery Reference Model” o Modelo de Referencia de Descubrimiento Electrónico (EDRM, por sus siglas en inglés) cuyas áreas claves son: recolección, conservación, procesamiento, revisión, análisis y producción de datos. Dicho modelo, fue definido por el equipo del proyecto EDRM (integrado por 62 organizaciones que representan proveedores de servicios de búsqueda electrónica, proveedores de software, corporaciones, firmas de abogados y organizaciones profesionales) con el objeto de que las organizaciones cubran la necesidad de estándares y parámetros al momento de realizar búsquedas electrónicas, así como contar con un proceso formal. Proporciona un marco común, flexible y extensible para el desarrollo, la selección, la evaluación y el empleo de productos de descubrimiento electrónico y servicios.

Esquema de funcionamiento del EDRM:

Entre los principales beneficios de una solución e-Discovery, se pueden mencionar:

• Mayor capacidad de respuesta a requerimientos legales, rápida búsqueda y recupero de datos.

• Menores costos de descubrimiento legal, automatizando recopilaciones de datos.

• Administración de contenido, optimizando las instancias de búsqueda de información mediante métodos de indexación o utilización de palabras claves.

• Protección y resguardo de la información.

• Base flexible, que permite adaptarse a nuevas regulaciones y tipo de contenido archivado.
  Dado que la presentación de medios de prueba constituye uno de los elementos del proceso de litigio más costoso y exigente, en la actualidad se presenta una creciente demanda de formas para hacer que la presentación de dichos medios de prueba sea más segura, competente, precisa y rentable.

Basta con una plataforma informática?

La implementación de una solución e-Discovery requiere de un adecuado relevamiento, análisis y posible rediseño de la estrategia de almacenamiento y resguardo documental para su posterior recuperación. Una vez efectuada esta tarea, la herramienta tecnológica constituirá un elemento de carácter imprescindible, permitiendo responder a las solicitudes de información y dentro del margen de los tiempos requeridos.

Sabemos que un Juez (o en su caso un Tribunal) aplicará su “sana crítica” a la hora de evaluar los elementos probatorios y dictar sentencia. Será entonces responsabilidad del management de las organizaciones que la prueba constituya un factor clave del éxito ante una controversia y no dejar en manos del destino hallar los elementos que podrían definir el resultado del litigio.


(*) la autora de este artículo es Gerente de BDO Becher y Asociados en las prácticas de Auditoría Interna y Procesos y es especialista en Cumplimiento de la Ley Sarbanes Oxley.
 

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